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Participation aux réunions Définir ensemble les calendriers de rencontre. Elaboration d'un chronogramme détaillé de travail. Définir les règles à appliquer pendant l'évènement en matière de communication et d'éco-responsabilité. Accompagner dans la mise en place de l'évènement. Gestion des inscriptions et des accueils Concevoir et réaliser le bulletin d’inscription. Mettre en place un secrétariat pour la gestion des informations, inscriptions et accueil. Compte rendu Gestion de l'hébergement et de la restauration Proposer des solutions d’hébergement adaptées à tous les budgets. Gérer les réservations et modifications et les confirmations. Mettre en place un service d’information hébergement. Proposer des traiteurs et des lieux de restauration en fonction des exigences : Apéritif-Cocktail- Cocktail Déjeunatoire & Dînatoire- Buffet assis- Déjeuner de travail- Dîner de gala… Gestion des espaces professionnels Proposer des espaces professionnels selon l’événement Amphithéâtres - Espaces entièrement adaptables- Salles de réunion – Salles d’accueil, de restauration- Espaces d’exposition-Salles de réunion. Gestion technique Nous recherchons les différents prestataires et négocions les tarifs. Audio : Sonorisation complète des espaces, micros, enregistrements audio… Vidéo : Vidéo projecteur, enregistrement vidéo de la manifestation, portables… Éclairage scénique et d’ambiance. Traduction simultanée : La manifestation se déroule en plusieurs langues Aménagement des espaces : Tentes, matériel scénique, lumière, décoration, et tout autre type de techniques.

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